A. Obowiązki notariusza
- Do obowiązków notariusza należy w szczególności:
- stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17),
- sumienne wykonywanie obowiązków (art. 17 w związku z art. 15),
- zachowanie tajemnicy zawodowej (art. 18),
- niepodejmowanie zatrudnienia poza notariatem (art. 19),
- utrzymywanie czynnej kancelarii (art. 20 i 21),
- opłacanie składki na potrzeby samorządu notarialnego (art. 23),
- obliczanie, pobieranie i przekazywanie podatków i opłaty skarbowej (art. 7),
- uczestniczenie w walnych zgromadzeniach izby notarialnej (art. 29).
Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Ogromna rola notariatu w obrocie prawnym oraz odpowiedzialność notariusza wobec stron, które w zaufaniu do jego wiedzy i staranności powierzyły mu sporządzenie czynności, nakładają na notariuszy obowiązek nieustannego pogłębiania posiadanej wiedzy, w szczególności poprzez lekturę orzecznictwa sądowego, komentarzy, monografii, oraz śledzenie na bieżąco zmieniających się przepisów. Służyć temu mają również szkolenia i wykłady organizowane przez samorząd notarialny. Ponadto, bez wątpienia korzystne dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych notariusza jest podejmowanie pracy naukowej lub dydaktycznej, o ile nie koliduje ona z pracą w kancelarii.
do góry
Sumienne wykonywanie obowiązków
Sumienność w wykonywaniu zawodu notariusza przejawiać się winna w pierwszej kolejności w dołożeniu należytej staranności przy dokonywaniu czynności notarialnych (). Wpływ na zachowanie należytej staranności mają, bez wątpienia, poziom wiedzy i nabytej praktyki notariusza, przymioty jego charakteru, oraz bezstronność wobec stron czynności. Należyta staranność winna znaleźć odzwierciedlenie w prawidłowości, czytelności i przejrzystości dokonywanych czynności notarialnych, oparciu ich na właściwych i niezbędnych dokumentach. Ponadto należyta staranność przejawiać się winna w gotowości do dokonania czynności w warunkach wymagających pewnej niewygody czy zwiększonego nakładu pracy np. dokonania jej poza kancelarią lub po godzinach urzędowania i to bez względu na rodzaj czynności i wysokość taksy notarialnej. Przy dokonywaniu czynności lub udzielaniu informacji notariusz winien wykazać maksymalną cierpliwość i wyrozumiałość dla klientów, a także sporą dozę dyplomacji czy wręcz delikatności. Należyta staranność przejawiać się również winna w zachowaniu całkowitej bezstronności wobec uczestników czynności notarialnej, którzy powinni mieć do notariusza pełne zaufanie i poczucie, że nie reprezentuje on interesów tylko jednej ze stron. Takie usytuowanie notariusza wobec stron wyróżnia go wśród zawodów prawniczych i jest następstwem nadania mu charakteru osoby zaufania publicznego. Dla pełniejszego ustawowego zabezpieczenia bezstronności notariusza wprowadzono w art. 84 prawa o notariacie zakaz dokonywania czynności przez notariusza w sytuacji, gdy czynność dotyczy jego małżonka, osoby z oznaczonego kręgu krewnych i powinowatych, osób związanych z nim stosunkiem opieki, kurateli czy przysposobienia, oraz innych osób bliskich.
do góry
Zachowanie tajemnicy zawodowej
Obowiązek zachowania tajemnicy wynika z zaufania, jakim strony czynności obdarzyły notariusza, powierzając mu informacje dla nich istotne lub mające charakter osobisty. Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy polegać może na udzieleniu informacji ustnej lub pisemnej osobie nieuprawnionej, wydaniu jej wypisu aktu lub odpisu innego dokumentu notarialnego. Konsekwencją zaliczenia przez nowy kodeks karny notariusza do kategorii funkcjonariuszy publicznych, jest uznanie powyższych uchybień za naruszenie tajemnicy służbowej, co rodzi odpowiedzialność karną przewidzianą art. 266 § 2 kodeksu karnego (kara pozbawienia wolności do 3 lat). Może się również zdarzyć, że w konkretnej sytuacji ujawnienie pewnych faktów stanowić może naruszenie tajemnicy państwowej.
W celu ochrony interesów stron czynności notarialnych i dla zapobieżenia uzyskania informacji o dokonanej czynności przez osoby niepowołane, prawo o notariacie precyzyjnie określa krąg osób uprawnionych do otrzymania wypisu, odpisu lub informacji o czynności lub okolicznościach jej dotyczących. Zgodnie z art. 110 § 1 wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu, osobom dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, ich następcom prawnym, a także innym osobom za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu wojewódzkiego, w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza. Informacje pisemne i inne dokumenty wydaje się osobom, na których żądanie czynność została dokonana, oraz osobom, których czynność dotyczy, jeżeli wynika to z treści czynności. Informacji ustnych udziela się tylko podmiotom uprawnionym do otrzymania wypisu.
Wyjątek od wyżej wskazanych zasad stanowią przepisy nakładające na notariusza obowiązek przesyłania wypisów aktów notarialnych, odpisów lub informacji o dokonanych czynnościach do sądów lub urzędów. W szczególności wskazać tu można następujące przepisy:
- art. 40 ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych i hipotece () nakazujący notariuszowi przesłać sądowi rejonowemu prowadzącemu księgi wieczyste wypis aktu notarialnego, którego treścią jest ustanowienie, zmiana lub zrzeczenie się prawa wpisanego w księdze wieczystej, w ciągu 7 dni od sporządzenia aktu,
- art. LXIII rozporządzenia Prezydenta RP z dnia 27 czerwca 1934 roku Przepisy wprowadzające kodeks handlowy (-), nakazujący notariuszowi przesyłanie właściwemu sądowi rejestrowemu miesięcznych wykazów dokonanych czynności, zawierających dane podlegające wpisowi do rejestru handlowego, w terminie 2 tygodni od końca danego miesiąca,
- art. 23 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku - Prawo geodezyjne i kartograficzne (-), nakładający na notariuszy obowiązek wysyłania organowi prowadzącemu ewidencję gruntów i budynków, wypisów aktów notarialnych zawierających dane podlegające wpisowi do tej ewidencji, w terminie 30 dni od dnia sporządzenia aktu,
- art. 110 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (-) nakazujący notariuszowi zawiadomienie gminy o treści umowy warunkowej sprzedaży nieruchomości, co do której gminie przysługuje prawo pierwokupu,
- art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (-) w związku z art. 68 tej ustawy, nakładający na notariusza obowiązek przesyłania zarządowi gminy wypisu umowy zbycia nieruchomości w ciągu 7 dni od dnia jej sporządzenia, jeżeli po dniu wejścia w życie ustawy zmieniony został miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego,
- § 12 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 21 lipca 1989 roku w sprawie sposobu pobierania, uiszczania i zwrotu opłaty (-) skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty,
- § 7 zarządzenia Ministrów Finansów i Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 1984 roku w sprawie poboru przez notariuszy podatku od spadków i darowizn(-)
- § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 grudnia 1981 roku w sprawie sporządzania i przekazywania informacji podatkowych przez sądy i państwowe biura notarialne(-) - nakładający obowiązek przesyłania organom podatkowym, do 15 dnia miesiąca, informacji o zdarzeniach prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązania podatkowego (dokładny wykaz zdarzeń prawnych zawarty w akcie zamieszczonym pod poz. 16 - w chwili obecnej, kancelarie notarialne przesyłają organom podatkowym jedynie informacje o sporządzonych małżeńskich umowach majątkowych).
do góry
Niepodejmowanie zatrudnienia poza notariatem
Notariusz nie może podejmować zatrudnienia bez zgody rady właściwej izby notarialnej, z wyjątkiem zatrudnienia w charakterze pracownika naukowego, dydaktycznego i naukowodydaktycznego. Notariuszowi nie wolno podejmować zajęcia, rozumianego jako działalność gospodarcza, które przeszkadzałoby mu w pełnieniu jego obowiązków (dotyczy to również zajęć wymienionych w zdaniu powyższym), oraz które mogłoby uchybiać powadze jego zawodu. Ustawa wymienia tu w szczególności zajmowanie się handlem, przemysłem, pośrednictwem i doradztwem w interesach. Ustawa nie wskazuje wyraźnie, czy notariusz może uczestniczyć w spółkach kapitałowych prawa handlowego. Poglądy wyrażane na ten temat(-) wskazują, że na to pytanie udzielić należy odpowiedzi negatywnej. Jednak w mojej ocenie interpretacja taka ogranicza swobodę notariusza w lokowaniu własnych oszczędności, gdyż notariusz będący akcjonariuszem np. spółki giełdowej, nie podejmuje przecież zatrudnienia w tej spółce, a jego głównym "zajęciem" jest wypłacanie dywidendy i liczenie ewentualnych zysków ze zwyżki kursu akcji. Dlatego też uważam, że tego typu sytuacje rozpatrywać należy zawsze indywidualnie, nie przesądzając z góry, że jest to działalność niedozwolona.
O zamiarze dozwolonego przez ustawę zatrudnienia notariusz zobowiązany jest zawiadomić prezesa rady właściwej izby notarialnej. Rada rozstrzyga, czy podjęcie zatrudnienia nie przeszkadza w wypełnianiu obowiązków lub nie uchybia powadze zawodu. Decyzja rady może być przez notariusza zaskarżona do Krajowej Rady Notarialnej, której decyzja jest ostateczna.
do góry
Utrzymywanie czynnej kancelarii
Kancelaria powinna być czynna w dni powszednie (w zasadzie we wszystkie), co najmniej 6 godzin dziennie. Kancelaria może być uznana za czynną tylko wtedy, gdy urzęduje w niej notariusz, lub gdy notariusz dokonuje czynności notarialnych poza kancelarią. Natomiast fakt, iż w kancelarii znajdują się pracownicy administracyjni lub aplikanci nie wystarcza dla uznania kancelarii za czynną. W szczególnych sytuacjach kancelaria może być czynna w niedziele i święta. W praktyce sam notariusz decyduje, czy zachodzi potrzeba otwarcia kancelarii w dzień świąteczny, zwłaszcza w sytuacji, gdy jest to jedyny możliwy termin dla klienta.
Zapewnieniu ciągłości pracy kancelarii służą też przepisy prawa o notariacie dotyczące zastępowania notariusza w czasie, gdy nie może on pełnić swoich obowiązków. W zależności od przewidywanego okresu trwania niemożności pełnienia obowiązków, prawo o notariacie wyróżnia wyznaczenie zastępcy samodzielnie przez notariusza (na nie więcej niż 3 dni) i zawiadomienie o tym fakcie prezesa rady izby notarialnej, oraz wyznaczenie zastępcy w porozumieniu z prezesem rady izby notarialnej (gdy nieobecność notariusza ma trwać dłużej niż 3 dni, nie dłużej jednak niż 3 miesiące). Zastępcą notariusza może być asesor notarialny lub emerytowany notariusz. Jeżeli notariusz, wskutek nieprzewidzianych okoliczności, nie pozostawił w kancelarii zastępcy, wyznacza go prezes rady właściwej izby notarialnej.
do góry
Opłacanie składek na potrzeby samorządu notarialnego
Notariusze, podobnie jak reprezentanci innych wolnych zawodów, zobowiązani są wpłacać składkę na potrzeby swojego samorządu. Wysokość składki ustala Krajowa Rada Notarialna. Obecnie składka wynosi 4% pobranej taksy notarialnej, lecz nie mniej niż 350 złotych miesięcznie. Ponadto poszczególne izby notarialne mogą nakładać na notariuszy do nich należących dodatkowe składki na potrzeby tej izby. W praktyce jednak uchwały takie nie są podejmowane zbyt często, gdyż składkę ustaloną przez Krajową Radę Notarialną uznać należy za wysoką i trudno byłoby, uwzględniając przy tym wysokie, w naszym kraju obciążenia podatkowe, wymagać od notariuszy płacenia składki dodatkowej.
środki uzyskane przez samorząd notarialny wydatkowane są m. in. na: organizowanie szkoleń notariuszy, asesorów i aplikantów, budowę i wyposażanie siedzib izb notarialnych, płace pracowników izb, oraz na potrzeby Krajowej Rady Notarialnej (20% pobranej przez izby składki).
Udział w walnych zgromadzeniach izby notarialnej
Każdy notariusz zobowiązany jest uczestniczyć w walnym zgromadzeniu izby notarialnej, której jest członkiem. W szczególności nie może w czasie trwania zgromadzenia dokonywać czynności notarialnych w kancelarii lub poza nią. Nieobecność notariusza na zgromadzeniu usprawiedliwić mogą jedynie poważne okoliczności np. zdrowotne, rodzinne. Brak takiego usprawiedliwienia winien skutkować zastosowaniem kary dyscyplinarnej.
do góry
B. Prawa notariusza
Do praw notariusza zaliczyć należy:
- prawo do wynagrodzenia (art. 5),
- prawo głosu na walnym zgromadzeniu izby notarialnej,
- czynne i bierne prawo wyborcze na stanowiska w organach samorządu notarialnego i sądownictwie dyscyplinarnym,
- prawo do ochrony przy wykonywaniu obowiązków, analogicznej do ochrony funkcjonariuszy publicznych (art. 2)
Prawo do wynagrodzenia
Prawo do wynagrodzenia jest chyba najważniejszym prawem notariusza, gdyż godziwe wynagrodzenie jest jedną z podstawowych gwarancji niezależności notariatu. Stanowi ono materialne zabezpieczenie funkcjonowania kancelarii, oraz zapewnia notariuszowi i jego rodzinie środki utrzymania, uwalniając go tym samym od poszukiwania dodatkowych źródeł dochodu (a jego możliwości w tym względzie są ustawowo znacznie ograniczone). Zgodnie z art. 89 § 1 prawa o notariacie, strony czynności notarialnej odpowiadają solidarnie za wynagrodzenie należne notariuszowi.
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie wynagrodzenia (taksy) notariusza jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 roku w sprawie taksy notarialnej(-). Ponadto wynagrodzenia notariusza dotyczą trzy rozporządzenia tego Ministra: z dnia 19 sierpnia 1997 roku w sprawie wynagrodzenia notariusza za czynności związane z przekazywaniem zakładowych budynków mieszkalnych oraz w sprawie wysokości niektórych opłat sądowych(-), z dnia 26 listopada 1996 roku w sprawie wynagrodzenia notariusza za czynności notarialne podwyższenia kapitału akcyjnego lub połączenia niektórych banków(-) oraz z dnia 20 stycznia 1998 roku w sprawie określenia stałych opłat notarialnych za czynności związane z utworzeniem spółek zarządzających portami lub przystaniami morskimi(-).
Rozporządzenie w sprawie taksy notarialnej określa maksymalne stawki wynagrodzenia notariusza, mogą więc one podlegać negocjacjom stron czynności z notariuszem. Może on obniżyć kwotę należnego mu wynagrodzenia, jednakże w świetle przepisów prawa o notariacie nie może całkowicie zrezygnować z wynagrodzenia lub też, co jest praktycznie jednoznaczne, pobrać wynagrodzenia symbolicznego. Kwestią decyzji notariusza jest, jak często stosować obniżkę taksy i o jakie kwoty. Nagminna tego typu praktyka nie może być uznana za pożądaną, może też rodzić podejrzenie o chęć konkurowania z innymi notariuszami nie jakością usług, lecz niższą ich ceną. Dlatego też problem ten znajduje się w kręgu zainteresowania organów samorządu notarialnego, jednakże ich uchwały dotyczące tego zagadnienia nie zawsze znajdują oparcie w orzecznictwie sądowym(-). Notariuszowi przysługuje w zasadzie wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej, jednakże rozporządzenie w sprawie taksy notarialnej przewiduje je również w pewnych sytuacjach, gdy czynność nie została dokonana. I tak, § 18 stanowi, iż w razie nie dojścia do skutku czynności z przyczyn niezależnych od notariusza, wynagrodzenie ustala się w wysokości 1/3 wynagrodzenia, jakie przypadałoby, gdyby czynność ta została dokonana. Notariuszowi należy się więc wynagrodzenie za nakład pracy włożony w przygotowanie czynności, bez względu na to, czy nie dojście jej do skutku wynika z winy stron.
Ponadto rozporządzenie w sprawie taksy notarialnej przewiduje możliwość pobrania w szczególnych przypadkach, taksy przewyższającej stawki maksymalne. I tak § 1 ust. 3 stanowi, iż jeżeli dokonanie czynności notarialnej wymienionej w § 6-10 wymaga wyjątkowo dużego nakładu pracy i czasu, notariusz może ustalić wynagrodzenie wyższe, lecz nie przekraczające dwukrotnego wynagrodzenia przewidzianego za daną czynność. Ponadto § 17 przewiduje możliwość podwyższenia taksy w razie dokonania czynności poza kancelarią, w szczególności w dni ustawowo wolne od pracy lub w porze nocnej.
Pewne problemy interpretacyjne stwarzają też przepisy, uchwalone przed wejściem w życie obecnego prawa o notariacie, które zwalniają strony z opłat notarialnych przy dokonywaniu pewnych czynności (np. art. 8 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 roku o fundacjach(-). Mimo początkowych rozbieżności obecnie panuje w tym względzie zgodność - przepisy te nie wiążą notariuszy, gdyż dotyczyły one sytuacji, gdy opłata notarialna pobierana była na rzecz Państwa, a notariusz otrzymywał jedynie pensję. Obecnie taksa jest wynagrodzeniem notariusza za dokonaną przez niego czynność i Państwo nie ma prawa pozbawiać go wynagrodzenia za wykonaną pracę.
do góry
Prawo głosu na walnym zgromadzeniu izby notarialnej
Notariusz ma obowiązek uczestniczyć w walnym zgromadzeniu notariuszy izby, na którym głównym przejawem jego aktywności, obok publicznego zabrania głosu i składania wniosków, jest udział w głosowaniu uchwał tego organu. Głosowania odbywają się jawnie, z wyjątkiem głosowań dotyczących wyborów do organów samorządu i sądu dyscyplinarnego. Dla ważności uchwały walnego zgromadzenia konieczne jest kworum wynoszące połowę członków izby, dlatego tak ważna (i jednocześnie obligatoryjna) jest obecność notariuszy na zgromadzeniu.
do góry
Bierne i czynne prawo wyborcze do organów samorządu notarialnego
Każdy notariusz ma prawo być wybrany do rady izby notarialnej, sądu dyscyplinarnego lub na stanowisko rzecznika sądu dyscyplinarnego. Ponadto każda izba ma prawo wybrać jednego notariusza do składu Krajowej Rady Notarialnej. Notariusz jest pozbawiony biernego prawa wyborczego na okres 3 lat w przypadku orzeczenia względem niego kary dyscyplinarnej w postaci nagany lub kary pieniężnej.
Czynne prawo wyborcze przysługuje każdemu notariuszowi i nie można go tego prawa pozbawić nawet w przypadku orzeczenia kary dyscyplinarnej.
[ opracowano na podstawie: Piotr Langowski, Notariat, Wyd. Prawnicze Lex , 1999 ]
|
